目次
・会社には引越し予定日や引越し先がわかったタイミングでなるべく早く報告する必要があります
・引越し後会社に提出する書類は「住所変更届」「通勤先変更届」「緊急連絡先変更届」などが必要です
・会社によっては報告期限や必要書類が異なる場合があるので担当部署に確認をしましょう
引越しの際には、会社に住所変更を届け出る必要があります。もしも報告しないでいるとさまざまなトラブルが生じる可能性があるため、忘れずに行いたいところです。
しかし、「いつ、どのように報告すれば良いのかわからない」「上司にも報告は必要？」などの疑問や不安をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
そこで、今回は会社へ引越しの報告を届け出る理由を解説しながら、報告するタイミングや手続きの方法をご紹介します。
会社へ引越し報告の届け出が必要な理由は？
まずは、なぜ会社へ引越し報告の届け出が必要なのかを押さえておきましょう。主な理由は以下の4点です。
理由①会社が税金や社会保険料、年金などの支払いを代行しているため
会社に引越し報告を行う1つめの理由は、税金や社会保険料、年金などの支払いに影響するためです。会社に勤めている場合はそれらの支払いを会社が代行しており、会社は従業員の現住所を把握していないと適切に対処できません。
なかでも住民税はその年の1月1日現在の住所によって税金の納付先が異なり、前年の所得金額に応じて翌年6月の給料から徴収されます。そのため、会社は1月1日時点での居住地における自治体に「支払報告書」を提出するため、従業員の住所を正しく把握する必要があります。
そのほか所得税や社会保険料、雇用保険料の納付においても、会社は従業員の住所変更手続きを行ったうえで支払い代行を行う必要があります。そのような業務を会社が的確かつスムーズに行えるように、引越しの報告はきちんと行うことが大切です。
理由②交通費を不正受給してしまう可能性があるため
2つめの理由としては、通勤手当を適切に受け取る必要がある点が挙げられます。会社は従業員に対して自宅からの交通費を支給するケースが一般的で、正しい金額を算出するためにも変更後の住所を知る必要があります。
住所が変更した旨を報告しないと、支給額が足りなくなることや、あるいは過剰に支給される場合があるため、交通費の不正受給に繋がります。特に過剰な支給が発覚すると会社から超過分の返還や、場合によっては処分を受ける可能性もあるため注意しましょう。
なお、支給額が足りない場合は自分にとって不都合であるだけでなく、会社側からしても「未払い金」の扱いとなり、追加で支給をしてもらう等の余計な手間をかける恐れがあります。そのような迷惑をかけることがないように、引越し報告は確実に行うことが重要です。
理由③会社の就業規則に違反する恐れがあるため
3つめの理由は、会社の就業規則に違反する可能性があるためです。就業規則の内容はそれぞれの会社によって異なるものの、多くの会社では「従業員として採用された者は、現住所を会社に届け出ること」「住所に変更が生じた際は、速やかに会社に届け出ること」というように、正確な住所を提示するように定めているケースが多く見られます。
就業規則に違反すると会社からの信頼を損ねるだけでなく、状況によっては何らかの処分を受ける可能性もあるため注意が必要です。
理由④緊急時の安否確認に支障をきたすため
4つの理由は、現住所は会社が従業員の安否確認を行う際にも活用されるためです。例えば大きな災害が発生して電話やメールなどで連絡が取れない場合、あるいは無断欠勤が続いている場合に、会社は申請されている住所に出向いて安否確認を行うことができます。
会社側には従業員に対する安全配慮義務があり、ひとりひとりの住所を正しく把握しておかなければその義務を果たすことはできません。そのような大切な業務に支障をきたさないためにも、引越し報告の届け出はしっかりと行うことが求められます。
同僚や上司への引越し報告はメールで済ませて良い？
同僚や上司に引越しの報告を行う手段として、最もお手軽な方法としては「メール」が挙げられます。しかし、「メールだと失礼にならないか不安」「電話のほうが良い？」と気になっている方もいるのではないでしょうか。ビジネスの場におけるメールのやり取りは今や当たり前になっているため、メールで同僚や上司に引越し報告を行っても問題ありません。ただし、メールでの引越し報告とは別に、新居の住所確認書類や通勤手当支給申請など、書面での手続きは必要です。
会社への引越し報告をメールで行う際に、より丁寧な印象を与えたい場合には直接、あるいは電話での報告をおすすめします。特に顔を合わせる機会が多い方や直属の上司への報告は、メールだと失礼になる可能性があるため注意しましょう。
あまり接点がなく直接顔を合わせる機会がない場合、さらには電話のタイミングが合わない場合はメールで済ませても構いませんが、報告時のメールの文面には配慮が大切です。失礼にあたらない文面の例について後ほどご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
引越し報告を会社へ送るタイミングはいつ？
会社に引越し報告を行うタイミングは、「早ければ早いほうが良い」といわれています。できれば引越し後ではなく、引越し予定日や場所が決まったタイミングで伝えるようにしましょう。
もしも何らかの事情により報告が引越し後になった場合も、なるべく早めの連絡が大切です。住所変更の際に必要な書類をそろえるには時間がかかりますが、会社によっては「引越し後〇日までに必要書類を提出する」とルールが設けられているため注意しましょう。
また、引越し前に会社へ報告しておくことで、通勤手当の切替もスムーズに進められる点も大きなメリットです。
このように基本的には引越しが決まったタイミングで報告しておけば問題ありませんが、引越しが済んで新住所に住民票を移した際にもあらためて報告できるとより安心かもしれません。
引越し報告の届け出は誰に出せば良い？
引越しに伴う住所変更は、「総務部」や「人事部」などの担当部署に報告するのが基本です。もしもそのような部署が社内に存在しない場合には、普段事務作業を行っているスタッフに報告するとよいでしょう。
また、上司や同僚にも「引越しする予定です」と一言伝えておくと何かと便利です。引越しの前後は荷造りや荷解きなどで忙しくなりやすく、引っ越すことを話しておけば有給休暇を取得する際にもスムーズに申請しやすいでしょう。
上司に報告しなくても良い？
引越し報告は上司にも行うことをおすすめしましたが、なかには上司に引越しをした事実を知られたくない場合もあることでしょう。「交際相手との同棲を予定しており、引っ越した理由を詮索されたくない」「引越し先を知られたくない」といった事情もあるかもしれません。
そういった場合は総務部や人事部への報告に留めて、上司に報告しないという選択肢もあります。引越しの報告とともに総務部や人事部に事情を説明しておけば、引越しの事実を上司に共有しないでもらうことも可能な場合があります。
ただし、会社によっては緊急時の連絡先の共有が義務付けられている場合もあり、また毎年上司と年賀状のやり取りを行っている場合には、年賀状を出すタイミングで上司にわかってしまうでしょう。
そうした場合、上司が新住所を把握していないことによって何らかの支障やトラブルが発生する可能性もあるため、特別な事情がない限りは上司にも報告しておけるとスムーズです。
報告の届け出に必要な書類は？
続いては、引越し報告を会社にする際に必要な書類についても確認しておきましょう。具体的な必要書類は会社によって異なりますが、一般的には「住所変更届」や「通勤先変更届」、「緊急連絡先変更届」といった名目の書類に新住所を記載して提出するケースが多く見られます。
なかには「住民票」や「運転免許証」など、住所が変わったことを証明する書類の提示を求められる場合も少なくありません。その場合は新住所が記載されている書類が必要となるため、引越し後に必要書類をそろえましょう。
いずれにしても、引越しが決まったらすぐに会社に報告をして、提出する書類は何か、いつまでに提出する必要があるのかを確認しておくことが大切です。
実家暮らしから一人暮らしの場合は届け出不要？
これまで実家暮らしをしていた方が一人暮らしを始めるときに、「住民票を実家のままにしておけば、会社に報告しなくても不都合がないのでは？」と考える場合もあるかもしれません。しかし、引越し後に住民票を移すことは義務であり、住民基本台帳法でも転入・転居の際には「14日以内」に届け出を出すようにと定められています。
| （転入届） 第二十二条 転入（新たに市町村の区域内に住所を定めることをいい、出生による場合を除く。以下この条及び第三十条の四十六において同じ。）をした者は、転入をした日から十四日以内に、次に掲げる事項（いずれの市町村においても住民基本台帳に記録されたことがない者にあつては、第一号から第五号まで及び第七号に掲げる事項）を市町村長に届け出なければならない。 一 氏名 二 住所 三 転入をした年月日 四 従前の住所 五 世帯主についてはその旨、世帯主でない者については世帯主の氏名及び世帯主との続柄 六 転入前の住民票コード（転入をした者につき直近に住民票の記載をした市町村長が、当該住民票に直近に記載した住民票コードをいう。） 七 国外から転入をした者その他政令で定める者については、前各号に掲げる事項のほか政令で定める事項 |
出展：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=342AC0000000081
| （転居届） 第二十三条 転居（一の市町村の区域内において住所を変更することをいう。以下この条において同じ。）をした者は、転居をした日から十四日以内に、次に掲げる事項を市町村長に届け出なければならない。 一 氏名 二 住所 三 転居をした年月日 四 従前の住所 五 世帯主についてはその旨、世帯主でない者については世帯主の氏名及び世帯主との続柄 |
出展：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=342AC0000000081
もしも住民票を移さずに期限を過ぎると行政上の手続きにおいて不都合があるだけでなく、場合によっては罰金を科される可能性があります。そのため、実家から転居したら必ず新住所に住民票を移し、会社にも報告しましょう。
会社に送る引越し報告メールの例文
最後に、会社に送る引越し報告メールの例文をご紹介します。メールにて住所変更の旨を伝えたい場合には、ぜひ参考にしてみてください。
会社への引越し報告メールの例文①（総務部や人事部にメールを送る場合）
総務部や人事部に引越し報告メールを送る際には、新しい住所だけでなく最寄り駅や通勤手段、経路といった情報も伝えることがポイントです。また、念のために旧住所も記載しておくと親切かもしれません。
| 総務部人事課 ご担当者殿 お疲れ様です。 ○○部○○課の○○（名前）です。 このたび、結婚のため引越しをすることになりました。 具体的な日程は調整中のため、決まり次第ご連絡いたします。 旧住所および新住所を以下に記載いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。 旧住所：××県△市… 新住所：△△県×市… なお、新住所における最寄り駅は○○駅、通勤方法は○○、所要時間は○分程度です。 住所変更に伴って必要な書類がございましたら、 準備いたしますのでお知らせいただけますでしょうか？ お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
会社への引越し報告メールの例文②（離れた場所にいる上司にメールを送る場合）
テレワークで顔を合わせる機会がないなど離れた場所にいる上司には、「引越しのために有給休暇を取得したい」と考えている旨も添えるとよいでしょう。総務部や人事部に報告するような細かな情報は必要なく、引越し先の住所のみ記載する形で問題ありません。
| ◯◯部長 お疲れ様です。 ○○部○○課の○○（名前）です。 このたび、結婚のため引越しをすることになりました。 具体的な日程は調整中ですが、〇月上旬頃を予定しております。 引越し前後に有給休暇を申請させていただきたいため、 日程が決まり次第あらためてご相談いたします。 なお、新住所は△△県×市…です。 それでは、何卒よろしくお願いいたします。 |
まとめ
引越しの際にはさまざまな届け出が必要となるため、会社への報告を忘れる場合もあるかもしれません。しかし、きちんと報告しないと後でさまざまなトラブルを引き起こす恐れがあるだけでなく、会社からの信頼も損ねる可能性があるため注意が必要です。
なかには「わざわざ報告しないといけないなんて面倒」と思う方もいるかもしれませんが、口頭やメールにて知らせて、必要書類を準備するだけなのでそれほど手間はかかりません。むしろ報告しないほうがかえって面倒な事態を招くこともあるため、引越しが確定したら必ず会社に伝えて手続きをしましょう。
